BAGAIMANA MERANCANG KOMUNIKASI YANG PERSUASIF

Untuk menciptakan komunikasi yang persuasif, sponsor (individu maupun organisasi) lebih dahulu menentukan tujuan komunikasi, kemudian memilih audien yang tepat untuk pesan yang disampaikan dan media untuk mencapai mereka serta menyusun (encode) pesan dengan cara yang tepat untuk setiap medium dan setiap audien.

Strategi Komunikasi

Dalam menyusun strategi komunikasi terlebih dahulu harus menentukan tujuan komunikasi yang utama. Komponen strategi komunikasi yang penting adalah memilih audien yang tepat.

Strategi Media

Strategi media merupakan unsur penting dalam rencana komunikasi. Rencana ini diperlukan untuk penempatan iklan dalam berbagai media khusus yang dibaca, ditonton, atau didengar oleh berbagai pasar yang dipilih untuk dibidik. Pemilihan media tergantung pada produk, audien, dan tujuan kampanye iklan, strategi media dapat dilakukan melalui:

• World Wide Web (melalui internet)
• Penentuan target yang seksama
• Pemasaran langsung

Strategi Pesan

Pesan merupakan pemikiran, gagasan, sikap, citra, atau informasi lain yang ingin disampaikan pengirim kepada audien yang diharapkan.

Komponen dalam strategi pesan meliputi:

• Retorika dan Persuasi Iklan, fokus utama riset retorika adalah menemukan cara yang paling efektif untuk menyatakan pesan dalam situasi tertentu. Penyampaian retorik paling efektif terhadap para konsumen yang tidak mempunyai motivasi. Resonansi iklan didefinisikan sebagai permainan kata yang dikombinasikan dengan gambar yang ada kaitannya.
• Teori Keterlibatan, bahwa dalam situasi pembalian dengan keterlibatan yang tinggi orang mungkin lebih mencurahkan usaha kognitif yang aktif untuk menilai hal-hal yang disetujui maupun tidak atas produk tertentu. Dalam situasi keterlibatan yang rendah seseorang lebih cenderung memfokuskan pada isyarat-isyarat pesan yang bukan pokok.
• Penyajian Pesan, diantara berbagai keputusan yang harus diambil oleh para pemasar dalam merancang pesan adalah keputusan apakah akan menggunakan susunan pesan yang positif-negatif, pesan satu-sisi atau dua-sisi, iklan perbandingan, pengaruh urutan, atau pengulangan. Cara pesan yang disajikan mempengaruhi dampaknya. Sebagai contoh, pesan satu-sisi lebih efektif pada beberapa situasi dan audien, pesan dua-sisi lebih efektif pada situasi lain. Produk dengan keterlibatan yang tinggi (produk yang sangat berkaitan dengan segmen konsumen) paling baik diiklankan dengan cara yang pokok melalui persuasi, yang mendorong usaha kognitif aktif. Produk dengan keterlibatan yang rendah paling baik dipromosikan melalui berbagai isyarat tidak pokok, seperti latar belakang pemandangan, music, atau jurubicara selebritis.

Daya Tarik Iklan

Daya tarik emosi yang sering digunakan dalam iklan meliputi rasa takut, humor, dan daya tarik seksual. Jika tema seksual berkaitan dengan produk, maka hal ini dapat menjadi sangat efektif dan jika digunakan hanya sebagai penarik perhatian, ingatan pada merk jarang tercapai. Partisipasi audien merupakan strategi komunikasi yang sangat efektif karena mendorong internalisasi pesan iklan. Riset lebih lanjut diperlukan untuk mengenali berbagai variabel produk, audien dan situasi yang menjadi perantara pengaruh urutan dan penyajian pesan dalam membujuk para konsumen untuk membeli.

KOMUNIKASI SEBAGAI ALAT PEMASARAN

Komunikasi adalah suatu alat yang dapat digunakan pemasar sebagai pembujuk para konsumen supaya bertindak sesuai cara yang diinginkan pemasar. Komunikasi memiliki beberapa aspek, diantaranya : visual (mimik muka, demontrasi produk, ilustrasi, dan gambar), verbal (berbentuk tulisan atau lisan), dan kombinasi diantara keduanya. Dan komunikasi juga bisa berbentuk simbol (pengemasan yang memiliki mutu tinggi, harga yang tinggi, logo yang dapat membuat berkesan) dan dapat menyampaikan suatu arti yang ingin ditanamkan oleh pemasar.

Komponen Komunikasi

Komunikasi memiliki lima unsur yaitu sebagai pengirim, sebagai penerima, medium, pesan, dan umpan balik (tanggapan penerima pesan)

Sebagai Pengirim

Pengirim merupakan sebagai pendahuluan komunikasi, dapat berupa sumber formal atau informal. Sumber komunikasi formal dapat berupa organisasi untuk mendapatkan frofit maupun nonprofit. Sumber informal seperti orang tua atau teman yang akan memberikan informasi atau saran mengenai suatu produk.

Sebagai Penerima

Sebagai Penerima komunikasi pemasaran formal akan lebih menjadi calon atau pelanggan yang diincar. Audience perantara dan yang tidak menjadi perantara juga mungkin menerima komunikasi dari pemasar. Contohnya : audience perantara seperti grosir, pedagang ritel dan distributor, yang menerima informasi perdagangan pemasar untuk membujuk mereka supaya mau untuk mengadakan persediaan barang dagangan. Audience yang tidak menjadi perantara yaitu orang yang terbuka terhadap pesan yang tidak masuk dalam targetan khusus oleh pengirim

Medium

Medium atau saluran komunikasi mungkin impersonal (misalnya, media massa) atau interpersonal (pembicaraan resmi antara tenaga penjual dan pelanggan atau pembicaraan informal antara dua orang atau lebih yang terjadi secara langsung baik melalui telepon, surat maupun online).

Pesan

Pesan dapat bersifat verbal (lisan atau tertulis), nonverbal (foto, ilustrasi, atau symbol), atau kombinasi keduanya. Pesan verbal biasanya dapat mencakup informasi produk atau jasa yang lebih spesifik daripada pesan nonverbal. Pesan verbal yang digabungkan dengan pesan nonverbal sering memberikan lebih banyak informasi kepada penerima daripada salah satu diantara keduanya.

Umpan Balik

Umpan balik merupakan komponen yang sangat diperlukan dalam komunikasi interpersonal dan impersonal. Umpan balik yang cepat waktunya memungkinkan pengirim untuk memperkuat, mengubah, atau memodifikasi pesan untuk menjamin agar dapat dimengerti sesuai dengan yang dimaksudkan.

KETETAPAN SOURCING DALAM RANTAI PASOKAN

Procurement merupakan suatu proses dimana perusahaan mendapatkan komponen bahan produk, baku, pelayana dan sumber daya lainnya dari pemasok untuk melaksanakan operasi mereka, sourcing merupakan cakupan sekumpulan untuk bisnis yang diperlukan untuk membeli barang dan jasa. Untuk fungsi rantai pasokan, keputusan yang paling penting adalah apakah outsource atau in-house. Sebuah perusahaan outsource jika perusahaan menyewa perusahaan luar untuk melaksanakan operasi dalam suatu perusahaan. Aktifitas outsourcing rantai pasokan berdasarkan dua pertanyaan:

• Akankah pihak ketiga meningkatkan surplus rantai pasokan untuk meningkatkan aktivitas in-house?
• Sampai seberapa tingkat resiko tumbuh dari outsourcing?

Walaupun keputusan untuk outsource dibuat, proses sourcing meliputi seleksi supplier, mendesain kontrak supplier, kolaborasi desain produk, pengadaan material atau pelayanan dan evaluasi performa supplier.

Supplier scoring and assessment adalah proses yang digunakan untuk tingkat performa supplier.Supplier selection adalah penggunaan output dari scoring supplier dan penilaian untuk mengidentifikasikan supplier yang sesuai.

Design collaboration membolehkan supplier dan manufaktur untuk bekerja bersama ketika mendesain komponen untuk produk final. Procurement adalah proses dimana supplier mengirim produk dalam respon untuk menempatkan pesanan pembeli. 
Sourcing planning and analysis adalah untuk menganalisis pengeluaran silang berbagai supplier dan kategori komponen untuk mengidentifikasi kesempatan untuk mengurangi biaya total. Ketika mendesain strategi sourcing, yang penting untuk perusahaan menjelaskan faktor pengaruh yang terbesar pada performa dan memperbaiki target dalam area.

In-house atau outsource

Perusahaan harus mempertimbangkan outsourcing jika pertumbuhan surplus besar dengan risiko yang kecil. Fungsi bentuk in-house lebih baik jika pertumbuhan surplus kecil atau peningkatan resiko besar.

• Bagaimana pihak ketiga meningkatkan surplus rantai pasokan : pihak ketiga akan meningkatkan surplus rantai pasokan jika mereka meningkatkan nilai untuk konsumen atau mengurangi biaya rantai pasokan untuk perusahaan melakukan tugas in-house. Pihak ketiga dapat meningkatkan efektif surplus rantai pasokan jika mereka dapat mengumpulkan aset atau mengalir untuk tingkat yang lebih tinggi dari pada perusahaan itu sendiri. Berbagai jenis mekanisme pihak ketiga yang dapat digunakan untuk meningkatkan surplus, yaitu: jumlah kapasitas, jumlah inventory, jumlah transportasi dengan perantara transportasi, jumlah transportasi dengan perantara penyimpanan, jumlah gudang, jumlah pengadaan, jumlah informasi, jumlah piutang, jumlah relationship, biaya rendah dan kualitas tinggi.
• Resiko menggunakan pihak ketiga : perusahaan harus mengevaluasi risiko : proses rusak, menaksir biaya koordinasi, mengurangi kontrak konsumen/supplier, hilangnya kemampuan internal dan pertumbuhan dalam kekuatan pihak ketiga, kebocoran informasi dan data sensitif, kontrak tidak efektif

Third and Fourth-Party Logistic Providers

Third-party logistic (3PL) berkinerja pada satu atau lebih aktifitas logistic yang berhubungan dengan aliran produk, informasi, dan dana yang dapat dikerjakan oleh perusahaan itu sendiri. Dengan meningkatnya globalisasi dari rantai pasokan, konsumen mencari pemain yang dapat mengelola secara virtual semua aspek dari rantai pasokan. Hal ini memunculkan konsep dari fourth-party logistic (4PL).

Supplier scoring and assessment

Ketika membandingkan perusahaan, banyak perusahaan membuat kekeliruan pokok hanya fokus pada kuota harga, mengabaikan fakta bahwa penyalur berbeda pada dimensi yang penting yang mempengaruhi biaya total yang digunakan supplier. Ketika menskor dan menakasir supplier, ada faktor lain daripada kuota harga yang harus dipertimbangkan: pemenuhan lead time, performa on-time, fleksibelitas pasokan, frekuensi pengiriman/minimum lot size, kualitas pasokan, biaya transportasi inbound, pricing term, kapabilitas koordinasi informasi, kapabilitas kalaborasi desain, tingkat bunga, pajak dan tugas, kelangsungan hidup supplier.

Supplier selection – auctions and negotiations

Sebelum menyeleksi supplier, perusahaan harus memutuskan apakah menggunakan single sourcing atau multiple supplier. Seleksi supplier adalah setelah menggunakan mekanisme yang variasi, meliputi offline competitive bid, reverse auction atau negosiasi langsung. Apapun juga mekasisme yang digunaka, seleksi supplier harus berdasarkan pada biaya total yang digunakan supplier dan tidak hanya harga pembeliaan. Mekanisme lelang yang sering digunakan dalam praktek dan menyoroti semua kekayaan mereka.

Lelang dalam rantai pasokan : pembeli perlu struktur lelang untuk meminimalkan biaya mereka dan mendapatkan supplier yang menang dengan biaya yang rendah dengan tawaran mereka. Lelang dibuka seperti lelang bahasa inggris mungkin untuk mencapai outcome. Prinsip dasar negosiasi : kuncy sukses negosiasi, untuk membuat outcome yang sama-sama untung.

Contracts and supply chain performance

Kontrak harus didesain untuk memfasilitasi outcome rantai pasokan dan miminimalkan tindakan yang merusak performa. Ada 3 pertanyaan ketika mendesain kontrak rantai pasokan:

1.     Bagaimana kontrak akan mempengaruhi profit perusahaan dan total profit rantai pasokan?

2.     Akankah insentif dalam kontrak memperkenalkan beberapa penyimpang informasi?

3.     Bagaimana kontrak akan mempengaruhi performa supplier sepanjang kunci ukuran performa?

Kontrak untuk ketersediaan produk dan profit rantai pasokan : untuk memperbaiki profit secara keseluruhan, supplier harus mendesain kontrak untuk mendukung pembeli untuk membeli lebih dan meningkatkan level ketersediaan produk. Memerlukan supplier untuk berbagi (ikut serta) dalam sebagian dari ketidak-pastian permintaan pembeli. 3 kontrak yang meningkatkan profit secara keseluruhan :

1.     Buyback contract : manufaktur dapat menggunakan buyback kontrak untuk meningkatkan profit. Buyback mendorong retailier untuk meningkatkan level ketersediaan produk. Buyback kontrak mendorong kearah usaha retailer yang lebih rendah dan meningkatkan penyimpangan informasi dalam rantai pasokan.

2.     Revenue – sharing contract : double marginalisasi dengan mengurangi biya per unit yang dikenakan untuk retailier, jadi secara efektig mengurangi biaya overstocking. Revenue – sharing contract meningkatkan penyimpangan informasi dan mendorong kearah usaha retailer yang lebih rendah dalam kasus overstocking, hanya hal nya yang dilakukan buy-back kontrak.

3.     Quantity flexibelity contract : double marginalisasi dengan memberikan retailer kemampuan untuk memodifikasi pesanan berdasarkan perbaikan pendekatan forecast untuk point sale. Hasil kontrak ini dalam rendahnya penyimpangan informasi daripada buy-back atau revenue sharing contract ketika supplier menjual untuk pembeli yang multiple atau kelebihan supplier, kapasitas fleksibel.

Design collaboration

Kolaborasi desain dengan supplier dapat membantu perusahaan mengurangi biaya, memperbaiki kualitas dan mengurangi waktu untuk pasar. secara tanggung jawab desain menggerakkan untuk supplier, penting untuk menjamin desain untuk kogistik dan desain untuk prinsip manufaktur untuk diikuti. Untuk sukses, manufaktur harus menjadi koordinator desain efektif dalam rantai pasokan.

The procurement process

Proses pengadaan untuk material langsung harus fokus pada memperbaiki koordinasi dan jarak pandang dengan supplier. Proses pengadaan untuk material tidak langsung harus fokus pada mengurangi biaya transaksi untuk setiap pesanan. Proses pengadaan dalam dua kasus harus konsolidasi pesanan untuk mendapatkan keuntungan skala ekonomis dan kuantitas diskon.

Sourcing planning and analysis

Pengeluraan pengadaan harus di analisis penyalur dan bagian untuk memastikan kecocokan skala ekonomi. Analisis performa supplier harus digunakan untuk membangun portfolio supplier dengan kekuatan komplementer. Murah, tetapi perform yang rendah, supplier harus menggunakan untuk persediaan berdasarkan permintaan sedangkan perform yang tinggi tapi lebih mahal, supplier harus menggunakan untuk menahan melawan variasi dalam permintaan dan persediaan dari sumber daya lain.

Risk management in sourcing

Resiko sourcing dapat juga dalam ketidakmampuan untuk memenuhi permintaan tepat waktu, meningkatkan dalam biaya pengadaan atau hilangnya properti intelektual. Penting untuk mengembangkan strategi peringanan yang membantu mengurangi bagian dari resiko Ketidakmampuan dalam memenuhi permintaan tepat waktu timbul karena gangguan atau penundaan dari sumber daya yang tersedia.

Making sourcing decisions in practice

1.     Menggunakan tim multifungsional

2.     Memastikan koordinasi yang sesuai ke lintas daerah dan bisnis unit

3.     Selalu mengevaluasi biaya total dari kepemilikan

4.     Membangun hubungan jangka panjang dengan kunci supplier

Referensi :

Chopra, Sunil & Peter Meindl. 2007. Supply Chain Management: Strategy, Planning & Operations, 3rd Edition. Pearson Prentice Hall.

MACAM-MACAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN KONSUMEN

MACAM-MACAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN KONSUMEN

Dalam pengambilan keputusan memiliki tiga elemen utama yaitu :

1.     Input, elemen ini memiliki berbagai pengaruh luar sebagai sumber informasi terhadap produk tertentu dan sikap, nilai-nilai, dan perilaku konsumen yang berkaitan dengan produk. Yang paling utama dalam aspek ini adalah berbagai pengaruh sosiobudaya di luar pemasaran dan berbagai kegiatan bauran pemasaran.
2.   Proses, elemen ini saling berhubungan dengan cara bagaimana konsumen mengambil keputusan. Kegiatan pengambilan keputusan konsumen terdiri dari tiga tahapan, yaitu :

a.      Penilaian berbagai alternatif

b.     Pengenalan kebutuhan, dan

c.      Penelitian sebelum melakukan pembelian, yaitu : (a) faktor situasi, (b)faktor produk (karakter demografis konsumen, keperibadian), (c) Faktor-faktor produk (jangka waktu antar pembelian, prubahan harga, jumlah penelitian, dll)

1. 3   Output, elemen ini berkaitan dengan dua kegiatan pasca pembelian. Tujuan dari kedua kegiatan ini untuk memberikan kepuasan konsumen kepada pembelinya.

INTEGRITAS KONSUMEN UNTUK MEMBERI HADIAH

Integritas konsumendalam memberi hadiah didefinisikan sebagai proses pertukaran yang dilakukan pemberi dan penerima. Terdapat lima model dalam pemberian hadiah dan penerimaan hadiah, yaitu :

1.  Pemberian hadiah kepada antar kelompok.
2.  Pemberian hadiah kepada antar kategori (seseorang memberikan hadiah kepada kelompok atau sebaliknya kelompok memberikan hadiah kepada seorang individu).
3. Pemberian hadiah di dalam kelompok itu sendiri (kelompok memberikan hadiah kepada kelompoknya sendiri atau kepada anggota dari kelompok itu sendiri)
4. Pemberian hadiah kepada antar perorangan (individu memberikan hadiah kepada lain individu), dan
5. Pemberian hadiah untuk diri sendiri.

Mengenal Sistem Akuntansi Syariah

Mengenal Sistem Akuntansi Syariah, Pengertian Akuntansi Syari’ah secara bahasa, akuntansi kata yang berasal dari kata dalam bahasa inggris yaitu accounting dan dalam bahasa arab akuntansi disebut dengan “Muhasabah” yang berati menimbang, memperhitungkan, mendata, mengkalkulasi. Secara istilah yaitu menghitung secara seksama dan teliti yang di tuangkan dalam pembukuan.

Dalam buku Akuntansi Syariah halaman 57 diungkapkan oleh Prof. Dr. Omar Abdullah Zaid “Muhasabah, yaitu aktifitas yang teratur berkaitan dengan pencatatan, tindakan-tindakan, transaksi-transaksi keputusan-keputusan yang sesuai dengan syari’at islam, dan jumlah-jumlahnya, di dalam catatan-catatan yang respresentatif, serta berkaitan dengan pengukuran dengan hasil-hasil keuangan yang berimplikasi pada tindakan-tindakan, transaksi-transaksi, dan keputusan-keputusan tersebut untuk membantu pengambilan keptusan yang tepat.”

Dari definisi Akuntansi Syariah di atas dapat dibatasi karakteristik muhasabah dalam poin-poin berikut :

1. Aktifitas yang teratur. 2. Pencatatan :

si, dan keputusan-keputusan yang sesuai dengan hukum . b. Jumlah-jumlahnya. c. Didalam ca

a. Tindakan-tindakan, Transaksi-transa
ktatan-catatan yang representatif. 3. Pengukuran hasil-hasil keuangan.

4. Membantu pengambilan keputusan yang tepat
.

Dalam buku “Akuntansi Social Ekonomi dan Akuntansi Islam” halaman 56 Sofyan S. Harahap, mendefinisikan : “Akuntansi Islam atau Akuntansi syariah pada hakekatnya adalah penggunaan akuntansi dalam menjalankan syariah Islam.”

Akuntansi terbagi menjadi dua jenis yaitu :

Akuntansi Syariah yang mana telah digunakan pada zaman yang dimana ummat islam menggunakan sistem nilai Islam (Zaman Nabi SAW, khulafaaurasyidin, dan pemerintahan yang menerapkan nilai islam lainnya)

Kedua Akuntansi Syariah zaman sekarang yang muncul pada kegiatan ekonomi dan sosial yang dipegang oleh sistem nilai kapitalis yang sangat berbeda dengan sistem nilai islam.

Dari kedua jenis Akuntansi Syariah itu berbeda pada masanya dan respon situasi masyarakaat saat ini.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN KONSUMEN

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengaambilan Keputusan Konsumen. Konsumen memberikan keputusan beli atau tidaknya suatu barang atau jasa merupakan yang terpenting bagi pemasaran, pemberian keputusan ini menjadi tolak ukur suatu strategi pemasaran sudah cukup bijaksana, efektif, dan berwawasan luas atau kurang baik dalam perencanaan menetapkan suatu sasaran. Pemberian keputusam merupakan seleksi terhadap dua atau lebih pilihan alternatif

Sebuah riset mengungkapkan bahwa memberikan pilihan bagi konsumen ketika dihadapkan dengan ketiadaannya satu pilihan, bisa dijadikan strategi bisnis yang baik, yaitu strategi dapat mengangkat grafik penjualan dalam jumlah yang sangat besar.

TINGKAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN KONSUMEN

Ada tingkatan pengambilan konsumen, yaitu :

1.  Pemecahan masalah secara luas, kebutuhan konsumen dari berbagai informasi untuk menetapkan kriteria sebagai penilaian terhadap merek-merek sesuai keinginan dan informasi yang banyak mengenai setiap merek yang akan di pertimbangkan.
2.  Pemecahan masalah dengan terbatas, konsumen telah menetapkan kriteria dasar menentukan berbagai merek dan menentukan katagori produk tersebut.
3. Konsumen sebagai respon yang kontinue, konsumen telah memiliki banyak referensi mengenai katagori produk dan kriteria yang baik untuk menilai berbagai merek yang mereka pertimbangkan.

EMPAT TINJAUAN MENGENAI PENGAMBILAN KEPUTUSAN KONSUMEN

Banyak teori pengambilan keputusan, tergantung dengan asumsi seorang peneliti mengenai dari sifat manusia itu sendiri. Terdapat 4 pandangan terhadap pengambilan keputusan konsumen, yaitu :

1. Pandangan ekonomi, konsumen sering dikatakan sebagai penganbilan keputusan yang nyata.
2. Pandangan pasif, digambarkan konsumen sebagai orang yang tunduk terhadap kepentingan usaha promosi pemasaran dan melayani diri. Komsumen dianggap pembeli yang menuturkan kata hati dan ketidaknyataan.
3. Pandangan kognitif, digambarkan konsumen berada ditengah tengan pendangan ekonomi dan ekstrim nan pasif, yang tidak menemukan pengetahuan secara keseluruhan mengenai seluruh alternatif produk yang ada dan oleh karena itu tidak dapat mengambil keputusan yang sempurna, tetapi secara aktif mencari dengan sendiri informasi dan mencoba mengambil keputusan yang dapat memuaskan.
4. Pandangan emosional, mengambil keputusan secara emosional atau mengambil keputusan dengan menurutkan desakan hati

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian pemasok dari luar negeri.

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yaitu :

1. Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselanggarakan persediaan di barang digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

2. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3. Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:

1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagi pemasok.

3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menrima barang yang dikirim oleh pemasok.

6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

7. Fungsi penrimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.

8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:

A. Prosedur Permintaan Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak dimasukkan ke gudang maka, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

B. Prosedur Permintaan Dan Penawaran Harga Dan Pemilihan Pemasok

Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penaawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan syarat pembelian yang lain, sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagi berikut:

1. Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Pengadaan Langsung

pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga.

2. Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Penunjukkan Langsung

dalam sistem ini pemilihan pemsok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada perimbangan harga penaaran dari para pemasok tersebut.

3. Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Lelang

Pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. Prosedur pemilihan pemasok dengan lelang ini dilakukan melalui beberapa tahap berikut ini:

1. Pembuatan rerangka acuan (terms of reference), yang berisi uarian rinci jenis, spesifikasi, dan jumlah barang yang akan dibeli melalui lelang.

2. Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuan penawaran harga.

3. Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka acuan tersebut.

4. Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagi persyaratan lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup.

5. Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelangdidepan para pemasok

6. Penetapan pemasok yang dipilih (pemegang lelang) oelh panitia lelang

c. Prosedur order pembelian

fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

D. Prosedur pernerimaan barang

fungsi penerimaan melakukan pemeriksaam mengenai jenis,kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan dari pemasok tersebut.

E. Prosedur pencatatan utang

fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penrimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakna pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai pencatatan utang.

F. Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian:

1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder ponit)

2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok

3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok

4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu

5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu

6. Tambahan kuntitas dan harga pokok persediaan dari pembelian

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:

1. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini erupakan formulir yang diisi oleh fungsi guddang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutuseperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakanuntuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunkan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:

1. Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

2. Tembusan Pengakuan Oleh Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaann sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.

3. Tembusan Bagi Unit Permintaan Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.

4. Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebaggi dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika baarang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.

5. Arsip Pemasok. Tembusan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok sebagi dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

6. Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving system), kolom kuantitas dalam tembusan ini dblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.

7. Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiba yang timbul dari transaksi pembelian.

4. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti tercantum dalam surat order pembelian.

5. Surat Perubahan Order Pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

Catatan akuntansi yang digunakan:

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah

1. Register Bukti Kas Keluar (voucher register)

adalah jurnal yang dipakai untuk mencatat transaksi pembelian.

2. Jurnal Pembelian

adalah jurnal yang dipakai untuk mencatat transaksi pembelian

3. Kartu Utang

adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.

4. Kartu Persediaan

kartu persediaan digunkan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT & RETUR

PENJUALAN KREDIT

Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahaan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. kegiatan penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume penjualan dengan memberi kesempatan kepada para pembeli membelanjakan senghasilan yang akan diterima mereka pada masa yang akan datang. Penjualan kredit dapat dilakukan melalui dua sistem yaitu: penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan sistem penjualan kredit biasa.

Penjualan Kredit Dengan Kartu Kredit Perusahaan

Sistem penjualan dengan menggunakan kartu kredit ini biasanya digunakan oleh toko pengecer (retailer). Kartu kredit perusahaan (company credit cards) ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya . pelanggan akan diberi kartu kredit perusahaan setelah melalui seleksi berdasarkankemampuan membayar kredit dan karakternya. Pelanggan daat menggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang hanya pada perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu perusahaan menagih jumlah barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat.

Fungsi Yang Terkait Dalam Sistempenjulan Kredit Dengan Kartu Kredit Perusahaan Adalah:

a. Fungsi Kredit

fungsi ini bertanggung jawab atas pemeberian kartu kepada pelanggan yang terpilih. Fungsi kredit melakuakn pengumpulan informasitentang kemepuan keuangan calon anggota dengan meminta fotocopy rekening koran bank, keterangan gaji atau pendapatan calon anggota dari perusahaan tempat ia bekerja.

b. Fungsi Penjualan

fungsi ini bertangung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan mengisi faktur penjualan kredit untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.

c. Fungsi Gudang

fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi penjualan.

d. Fungsi Pengiriman

fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai denganyang tercantum dalam tembusanfaktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan diatas faktur penjualan kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan.

e. Fungsi Akuntansi

fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transakasi bertambahnya piutang kepada pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi pengiriman.

f. Fungsi Penagihan

fungsi ini bertangung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pemegang kartu kredit.

Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjuala dengan kartu kredit adalah:

1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selam jangka waktu tertentu.

2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transakasi penjualan kredit

3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu

4. Nama dan alamat pembeli

5. Kuantitas produk yang dijual

6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualn

7. Otorisasi pejabat yang berwenang

Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan kredt dengan kartu kredit perusahaan adalah:

1. Faktur Penjualan Kartu Kredit

dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit

2. Surat Tagihan

surat tagihan ini merupakan turnaround document yang isinya dibagi menjadi dua bagian: bagian atas merupakan dokumen yangharus disobek dan dikembalikan bersama cek oleh pelanggan ke perusahaan, sedangkan bagian bawah berisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan pelanggan dalam periode waktu tertentu.

Catatan Akuntansi Yang Digunakan 

Catatan akntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit dengan kartu kredit adalah:

1. Jurnal Penjualan

catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit.

2. Kartu Piutang

catatan akuntansi merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

3. Kartu Gudang

catatan ini sebenarnya bukan termasuk dalam golongan catatan akuntansi. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan digudang beserta mutasinya.

Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan dengan kartu kredit adalah:

1. Prosedur Penjualan

dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan kartu kredit dan mengirimkannya kepada berbagi fungsi yang lain untu memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusinya dalam melayani order dari pembeli.

2. Prosedur Pengiriman

dalam prosedur ini fungsi gudang menyiapkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi gudang. Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang pemegang kartu kredit diatas faktur penjualan kartu kredit.

3. Prosedur Pencatatan Piutang

dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kartu kredit kedalam kartu piutang.

4. Prosedur Penagihan

dalam prosedur ini fungsi penagihan menerima faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur penjualan kredit.

5. Prosedur Pencatatn Penjualan 

dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tansaksi penjualan kartu kredit kedalam jurnal penjualan.

Sistem Penjualan Kredit

Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah:

- Fungsi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gdang mana barang yang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk mematuhi order dari pelanggan.

- Fungsi kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.

- Fungsi guadang, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

- Fungsi pengiriman, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada berang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.

- Fungsi penagihan, dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggug jawab untuk membuat dan mengirimakan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualn oleh fungsi akuntansi.

- Fungsi akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.

Informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit sama dengan informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan. Sedangkan dokumen yang digunakan pada penjualan kedit adalah surat order pemebelian yaitu:

1. surat order pengiriamn dan tembusannya

2. faktur dan tembusannya

3. rekapitulasi harga pokok penjualan

4. bukti memorial

contoh-contoh dokumen tersebut seperti surat order pengiriman, tembusan kredit (credit copy), surat pengakuan (acknowledgement copy), surat muat (bill of loading), slip pembungkusan (packing slip), tembusan gudang (warehouse copy), arsip pengendalian pengiriman (sales rder follow-up copy), arsip index silang(cross-index file copy), faktur penjualn (customer copies), tembusan piutang (account receivable copy), tembusan jurnal penjualan (sales journal copy), tembusan analisis (analysis copy), tembusan wiraniaga (salesperson copy).

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit ini memiliki kesamaan antara penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan, hanya saja pada penjualan kredit ini catatan yang digunakan ditambahkan dengan:

1. kartu persediaan, dimana catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

2. jurnal umum, catatan akunansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

Jaringan prosedur. Sedangkan pada jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit ini, sama dengan sistem penjualan kredit dengan menggunakan kartu kredit perusahaan, hanya saja jaringan prosedur penjualan kredit ini juga mengalami penambahan prosedur yaitu:

1. Prosedur distribusi penjualan, dalma prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.

2. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan, dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

Unsur Pengendalian Intern:

- Organisasi

1. Fungsi Penjualan Harus Terpisah Dari Fungsi Kredit

Dalam transaksi penjualan, fungsi penjuala mempunyai kecendrungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya, yang sering kali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status krdit pembeli sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan. Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat pelunasan piutangyang dilakukan oleh pembeli piutang tersebut dimasa yang lalu. Dengan dipisahkannyafungsi penjualan dengan fungsi kredit, resiko tidak tertagihnya piutang dapat dikurangi.

2. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah Dari Fungsi Penjualan Dan Fungsi Kredit

Dengan dipisahkannya tiga fungsi pokok tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamnannya(piutang dapat ditagih)

3. Fungsi Akuntansi Harus Terisah Dari Fungsi Kas

Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dikenal dengan julukan lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas dari piutang yang berada ditangan sau karyawan. Karyawan tersebut mempunyai kesempatan melakukan kecurangan yang disebut lapping dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari seorang debitur, menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk epentingan pribadinya, dan menutupi kecurangannya dengan cara mencatat kedalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas dari debitur lainnya.

4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.

Dengan menggunakan unsur pengendalian intern tersebut, setipa pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan lain.

- Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan

setiap transaksi terjasi dengan otorisasi dari karyawan yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya.:

5. Penerimaan order pembeli otorisasi oleh fungsi penjualan dan menggunakan formulir surat order pengiriman.

Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda tangn otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman. Dengan demikian fungsi penjualan ini bertanggung jawab atas perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam pemenuhan order yang diterimanya dari pembeli.

6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman)

untuk mengurangi resiko tidak tertagihnya piutang, tansaksi penjualan kredit harus mendapatkan otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikembalikan kepada pembeli.

7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.

Dokumen yang dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah dilalksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yag diterbitkan oleh fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksanakan pengiriman faktur penjualan sebagi dokumen penagihan piutang.

8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengengkutan barang dan potongan penjualan berada ditangn direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.

Dengan demikian pengisian informasi kedalam surat order pengiriman dan faktur penjualan harus didasarkan pada informasi harga jual, syarat penjualan, potongan penjualan yang ditetapkan oleh direktur pemasaran.

9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tada tangan pada faktur penjualan.Dengan dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi penagiahan pada faktur penjualan berarti bahwa:

1. Fungsi penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung copy surat order pengiriman yang ditandatangani oleh fungsi pengiriman dan copy surat muat yang ditandatangani oleh perusahaan angkutan umum).

2. Fungsi penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga satuan yang tercantum dalam suat keputusan direktur pemasaran.

3. Fungsi penagihan telah mendasarkan pencatuman informasi kuantitas barang yang dikirim dalam faktur penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam copy surat pengiriman barang dan surat muat of lading .

10. Pancatatan ke dalam katu piutang dan kedalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnalo umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara meberikan kredit dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit)

catatn akuntansi di isi informasi yang bersal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pandukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang.

11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukkung dengan surat order pengiriman dan surat muat.

Dengan cara ini tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan kepada karyawan tertentu, sehingga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntasni yang tidak dipertanggungjawabkan.

- Praktik yang sehat:

12. Surat Order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

Unuk mencipatakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dan pengguanaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan.

13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.

14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan adanya pengecekan secara periodik ketelitian catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak luar yang bebas. Dengan cara ini data yang dicatat dalam kartu piutang dicek ketelitiannya oleh debitur yang bersangkutan, sehingga pengiriman secaera periodik pernyataan piutang ini akan menjamin ketelitian data akuntansi yang dicatat oleh perusahaan.

15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekeninag kontrol piutang dalam buku besar.

Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan piutang, dokume sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang adalah faktur penjualan.

Sistem Retur Penjualan

Fungsi yang terkait dalam melalksanakan transaksi retur penjualan adalah:

1. Fungsi Penjualan

fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli.

2. Fungsi Penerimaan

fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.

3. Fungsi Gudang

fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan

4. Fungsi Akuntansi

fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan kedalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.

Informasi yang digunakan oleh manajemen dari transaksi retur penjualn adalah:

1. Jumah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.

2. Jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan

3. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli

4. Nama dan alamat pembeli

5. Kuantitas produk yang dikembalikan oleh pembeli

6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan produk yang dikembalikan oleh pembeli.

7. Otorisasi pejabat berwenang

Dokumen yang digunakan, dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalalah:

1. Memo Kredit, memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut kedalam kartu piutang dan jurnal retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.

2. Laporan Penerimaan Barang, laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima oleh pembeli.

Catatan akuntansi yang digunakandalam transaksi retur penjualan adalah:

1. Jurnal Umum Dan/Atau Jurnal Retur Penjualan

Berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat transaksi retur penjualan dicatat dalam juranal umum, atau jika perusahaan menggunakan jurnak khusus, dicatat dalam jurnal penjualan.

2. Kartu Piutang

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur tertentu akibat dari transaksi tersebut.

3. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu persediaan yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi tersebut.

4. Kartu Gudang

Catatan ini diselenggarakanoleh bagian gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjualan.

Jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan adalah sebagai berikut:

1. prosedur pembuatan memo kredit

fungsi penjualan membuat memo kredit yang memnerikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang kepada pembeli

2. prosedur penerimaan barang

atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.

3. prosedur pencatatan retur penjualan

dalam rosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan penjualan akibat dari transaksi retur penjualan oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan kedalam buku pembantu piutang.

Kombinasi prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan

Kombinasi prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan dapat digolongkan sebagai berikut:

1. prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan terpisah ( separate order and billing procedure)

dalam prosedur ini, pembuatan faktur penjualan da tembusannya dilakukan secara terpisah dari pembuatan surat order pengiriman dan tembusannya. Dengan demikian dokumen-dokumen berikut ini dibuat oleh dua fungsi yang terpisah dan pada saat berlainan:

- Fungsi Penjualan:

a. surat order pengiriman

b. tembusan krdit

c. surat pengakuan

d. surat muat

e. slip pembungkus

f. arsip pengendalian pengiriman

g. arsip index silang

- Fungsi Penagihan:

a. faktur penjualan

b. tembusan piutang

c. tembusan jurnal

d. tembusan untuk analisis kegiatan pemasaran

e. tembusan bagi wiraniaga

Kondisi Yang Cocok Untuk Prosedur Order Pengiriman Dan Penagihan Terpisah:

a. Jika perusahaan perlu mencantumkan berbagai macam informasi teknis yang bersangkutan dengan produk di dalam surat order pengiriman, namun tidak menginginkan informasi tersebut tercantum dalam faktur penjualan.

b. Jika perusahaan seringkali menghadapi masalah back order. Back order adalah bagian dari order dari pelanggan yang tidak dapat dipenuhi pada saat sekarang, biasanya karena tidak tersedianya barang di gudang. Dalam hal terjadinya back order, perusahaan akan membuat faktur untuk barang yang telah dikirimkan kepada pelanggan.

2. Prosedur Order Pengirima Satuan (unit shipping order procedure)

prosedur ini merupakan modifikasi dari prosedur penagihan yang terpisah. Dalam prosedr ini, setiap barang yang tercantum dalam order dari pelanggan oleh fungsi penjualn dibuatkan satu surat order pengiriman.

Kodisi yang cocok untuk pengunaan prosedur order pengiriman satuan:

a. jika dikehendaki untuk menyediakan informasi bagi setiap departemen dengan menggunakan surat order pengiriman yang hanya mencakup unsur yang bersangkutan dengan departemen tersebut.

b. Jika barang-barang yang dipesan oleh pelanggan mempunyai tanggalpengirian yang berbeda-beda, sesuai dengan jadwal pengiriman yang disanggupi oleh perusahaan

c. Jika perusahaan menghadapi masalah back-order

d. Jika perusahaan memerlukan analisis pesanan yang diterima menurut jenis produk.

3. Prosedur Pra-Penagihan Lengkap ( complete pre-belling procedure) dalam prosedur ini, faktur penjualan dan tembusannya dibuat secara lengkap bersamaan dengan pembuatan surat order pengiriman dan tembusannya.

Kondisi yang cocok untuk penerapan prosedur pra-penagihan lengkap.

a. Karena surat order pengiriman dan faktur penjualan dibuat pada saat yang sama, semua informasiyang akan dicantumkan didalam faktur harus sudah dapat diketahui oleh fungsi penjualan pada saat surat order pengiriman dibuat. Informasi tersebut meliputi rute pengiriman, berat atau jumlah barang yang dikirim dan harga jual per satuan.

b. Kondisi persediaan harus memungkinkan pengiriman barang ke pelanggan sejumlah yang tertulis didalam surat order pengiriman. Jika seringkali perusahaan mengalami back order, prosedur pra-penagihan lengkap tidak cocok digunakan.

4. Prosedur Pra Penagihan Tidak Lengkap (incomplete pre-belling procedure)

prosedur ini hampir sama dengan prosedur pra-penagihan lengkap. Dalam prosedur ini, faktur penjualan dan tembusannya dibuat oleh fungsi penjualan bersamaan dengan pembuatan surat order pengiriman, namun faktur penjualan belum diisi dengan informasi yang lengkap oleh fungsi tersebut. Perbedaanya hanyalah terletak di fungsi penagihan yang perlu ditambah dengan kegiatan manual untuk menambahkan informasi kedalam faktur penjualan mengenai kuantitas barang yang sesungguhnya dikirim oleh fungsi pengiriman, perkalian harga satuan dengan kuantitas, dan harga total barang.

Kondisi yang cocok untuk penerapan prosedur pra-penagihan tidak lengkap:

a. Pada saat surat order pengiriman dibuat oleh fungsi penjualan, informasi yang harus tercantum didalam faktur penjualan belum dapat diketahui seluruhnya. Informasi mengenai nama pelanggan dan alamatnya serta nama barang yang akan tercantum baik pada surat order pengiriman maupun faktur pebjualan diisikan oleh fungsi penjualan pada saat pembuatan order penjualan.

b. Jika terjadi back order atau produk harus diproduksi lebih dahulu untuk memenuhi pesanan dari pelanggan.

sumber: 

edhipraptono