SISTEM AKUNTANSI UTANG

SISTEM AKUNTANSI UTANG

1. Prosedur Pencatatan Utang

Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban perusahaan timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan/rekening utang. Utang muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit. Karena itu sistem akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian.

2. Prosedur Pencatatan Utang Sistem Pemerosesan Transaksi Pembelian

Sistem transaksi pembelian bertujuan untuk memastikan bahwa semua pemesanan dilakukan berdasarkan kebutuhan, barang pesanan diterima dalam kondisi yang baik, barang yang diterima masuk gedung dalam keadaan lengkap, pembelian tersebut dicatat dan diklasifikasikan secepatnya dan secara akurat, dan pengurangan utang akan diterima untuk barang yang diretur atau dijual kembali.

3. Sistem Retur Pembelian

Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan spesifikasi yang tercantm dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pamasok.

Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah:

1. Fungsi Gudang

Bertanggung jawab untuk menyerahkanbarang kepada fungsi pengiriman, seperti yang tercantum dalam tembusan memo debet yang diterima dari fungsi pembelian.

2. Fungsi Pembelian

Bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo debet untuk retur pembelian.

3. Fungsi Pengiriman

Bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai perintah retur pembelian dalam memo debet yang diterima dari fungsi pembelian.

4. Fungsi Akuntansi

Bertanggung jawab untuk mencatat:

a. Transaksi retur penjualan dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.

b. Berkurangnya harga pokoko persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan

c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluaryang belum dibayar atau dalam kartu utang.

Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:

1. Memo Debit

Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisaso bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi kauntansi untuk mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian.

2. Laporan Pengiriman Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debet dari fungsi pembelian.

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian:

1. Juranl Retur Pembelian Atau Penjulan Umum

Digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengirangi jumlah persediaan dan utang dagang.

2. Kartu Persediaan

Digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasok

3. Kartu Utang

Digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian

1. Prosedur Perintah Retur Pembelian

Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi pengiriman (dalam sistem akuntansi pembelian). Dokumen yang digunakan adalah memo debit.

2. Prosedur Pengiriman Barang

Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit.

3. Prosedur Pencatatan Utang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian dan menyelenggarakna pencatatan berkurangnya uutang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debet sebagai pengurangn utang.

Unsur pengendalian intern

Organisasi

1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

3. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian

4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang.

5. Pencatatan berkurangnya utang jarena retur pembelian didasarkan pada memo debet yang didukung dengan laporan pengiriman barang.

6. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Praktik yang sehat

7. Memo debit untuk retur bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.

8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman.

9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

Prosedur pencatatan utang

Ada dua prosedur pencatatan utang:

Account payable procedure

Dokumen yang digunakan dalam account payable procedur adalah:

a. Faktur dari pemasok

b. Kuwitansi tanda terim auang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim pemasok, yang keterangan untuk pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunaan dalam account payable procedure adalah:

a. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.

b. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembeian

c. Jurnal pengeluaran kas, digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.

Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut :

Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :

1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnak pembelian

2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang diselenggarakan untuk setiap kreditur.

Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :

3. Cek dalam jurnal pengeluaran kas

4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.

Voucher payable procedures

Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:

Bukti kas keluar:

Formulir ini mempunyai tiga fungsi :

1. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sesuai yang trcantum didalamnya.

2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembeyarannya (sebagai remittance advice).

3. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah sebagai berikut:

1. Register bukti kas keluar (voucher register)

2. Register cek (check register)

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi menjadi berikut:

1. One-Time Voucher Procedures

One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:

a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis)

Dalam procedure ini, faktur yang diteima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.

b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis)

Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasr dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register).

2. Build-Up Voucher Procedures

Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menmpung lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar wktu (accrual basis)

sumber:

edhipraptono

TIGA PILAR AKUNTANSI

TIGA PILAR AKUNTANSI, Akuntansi merupakan pengetahuan yang dirancang dan dikembangkan oleh manusia. Dengan demikian produk akuntansi lebih tepat dianalogikan dengan produk teknologi seperti misalnya komputer, pesawat terbang, dsb. Di satu sisi, akuntansi harus berlandas pada pengetahuan yang kokoh dan mengikuti ketentuan-ketentuan yang memenuhi persyaratan logika. Di sisi lain, akuntansi seharusnya juga dirancang untuk memenuhi kebutuhan para penggunanya. 

Tiga Pilar Akuntansi yang saling mempengaruhi pengembangan akuntansi:

a. Matematika; akuntansi mendasarkan dari pada persamaan matematika dasar yang dituangkan dalam bentuk persamaan penggunaan dana = perolehan dana.

b.  Prinsip-prinsip dasar; akuntansi menggunakan prinsip-prinsip yang berlaku umum.

c. Rancang-bangun (perekayasaan); akuntansi terdiri dari fungsi dan metode yang dirancang-bangun agar dapat secara efektif dan efisien menghasilkan informasi keuangan yang berkualitas tinggi.

A. PILAR PERTAMA : MATEMATIKA

PENGGUNAAN DANA = PEMEROLEHAN DANA adalah rasionalitas akuntansi yang mendasarkan pada matematika. Pengguna dana dapat berupa aset (lazim dikenal sebagai aktiva/harta) yang dikuasai, biaya yang dikeluarkan, dan pengembalian ekuitas ke pemilik. Sedangkan perolehan dana dapat berasal dari utang (pinjaman dari kreditor), dari ekuitas (pendanaan yang berasal dari setoran modal pemilik dan laba yang dihasilkan dari kegiatan bisnis), dan pendapatan yang dihasilkan perusahaan

B. PILAR KEDUA: PRINSIP-PRINSIP

Seperti halnya produk teknologi, akuntansi juga mendasarkan diri pada prinsip-prinsip yang berlaku umum yang dikenal sebagai prinsip-prinsip akuntansi berterima umum. Per definisi, prinsip-prinsip akuntansi terima umum (PABU) terdiri dari “ seperangkat konsep, standar, prosedur, metode, konvensi, dan praktik yang sehat yang dijadikan pedoman dalam penerapan akuntansi” (suwardjono, 2002). PABU menjadikan informasi keuangan yang dihasilkan akuntansi dapat dipahami dan bermanfaat bagi banyak pengguna. Di Indonesia, salah satu jenis PABU adalah standar akuntansi keuangan (SAK) yang ditetapkan oleh Dewan Standar Akuntansi Keuangan (DSAK).

PABU ditetapkan melalui pertimbangan yang rasional dan hati-hati. Berikut ini beberapa PABU yang terutama terkait dengan akuntansi keuangan; 

a.    Kesatuan usaha (economic entity concept)

b.    Periodisasi (Periodicity)

c.    Pencatatan berbasis akun (account-based entries)

d.    Satuan moneter (monetary unit)

e.    Substansi mengungguli bentuk (substance over form)

f.    Dasar akrual (accrual basis)

g.    Penandingan biaya dengan pendapatan (matching cost with revenue)

h.    Analisis manfaat & biaya (cost & benefit analysis)

Beberapa PABU diatas akan dibahas lebih lanjut pada bahasan berikutnya….

C.PILAR KETIGA : RANCANG BANGUN

Sebagai sebuah sistem maka fungsi-fungsi akuntansi harus dirancang-bangun secara sistematis agar penyediaan informasi keuangan dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Rancang-bangun di akuntansi seharusnya bersifat dinamis agar akuntansi dapat menyajikan informasi keuangan yang sesuai kebutuhan para penggunanya.

Salah satu bentuk rancang-bangun akuntansi adalah penggunaan berbagai format media yang digunakan untuk pencatatan akuntansi. Sebagai contoh, format akun (sebagian orang awam menyebutnya rekening) dapat berbeda antar perusahaan; pada dasarnya, format, tata cara, maupun informasi yang disajikan di akun menggunakan rancangan yang dibuat dan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Tersedianya beberapa bentuk neraca lajur (8 kolom, 10 kolom, dan 14 kolom) juga mencerminkan bahwa perkembangan akuntansi juga bergantung pada rancang-bangun yang dikembangkan para penggunanya.

PROFESI DI BIDANG AKUNTANSI

PROFESI DI BIDANG AKUNTANSI, Jika nantinya memiliki kompetensi yang memadai bidang akuntansi maka anda dapat berperan aktif dan berkarir di berbagai bidang. Beberapa jenis karir di bidang akuntansi adalah sebagai berikut :

1. Penyusun laporan keuangan : sebagai pihak internal perusahaan yang bertanggungjawab terhadap laporan keuangan yang diterbitkan.
2. Analisis laporan keuangan; sebagai pihak independen yang memberi konsultasi dan rekomendasi kepada orang atau lembaga yang ingin melihat prospek suatu organisasi melalui evaluasi laporan keuangan.
3. Auditor; sebagai pihak independen yang bertanggungjawab terhadap penilaian atas informasi keuangan suatu entitas. Terdapat beberapa tipe auditor, yaitu auditor internal, auditor eksternal, maupun auditor pemerintah.
4. Praktisi perpajakan; sebagai pihak independen yang memberikan konsultasi dan rekomendasi tentang jumlah pajak yang harus dibayar individu maupun organisasi.
5. Manajer keuangan; sebagai pihak internal perusahaan yang berperan mengoptimalkan pemerolehan dan penggunaan dana.
6. Pengembang sistem informasi; sebagai pihak internal perusahaan atau pihak independen yang terlibat dalam pengembangan sistem informasi. Individu yang kompeten dibidang akuntansi dapat memberi usulan tentang sistem informasi yang sedang dikembangkan, atau terlibat aktif dalam perancangan dan implementasi sistem informasi.

Negosiasi Dalam Bisnis

Negosiasi Dalam Bisnis adalah aktivitas komunikasi antar dua pihak atau lebih, dimana antara mereka saling berdiskusi dalam bisnis mengenai apa yang menjadi kepentingan masing-masing

Hal-hal yang penting diperhatikan untuk menjadi negosiator bisnis yang baik

1. Ilmu negosiasi dalam bisnis

Seorang negosiator hendaknya menguasai bagaimana strategi yang baik untuk memulai proses negosiasi dalam bisnis, taktik selama menjalani negosiasi dalam bisnis, mengatasi hambatan yang timbul dan bagaimana mengakhiri negosiasi dalam bisnis.

2. Substansi masalah dalam bisnis

Seorang negosiator harus mengetahui

A. Informasi mengenai produk yang akan dibeli atau dijual (spesifikasi, proses produksi, manfaat, kekuatan, harga)

B. Informasi tentang perusahaan, kapasitas produksi, jalur distribusi 

3. Informasi mengenai mitra negosiasi dalam bisnis

Seorang negosiator selayaknya mempunyai informasi awal mengenai apa, siapa dan bagaimana mitra negosiasinya sehingga kita bisa mengetahui kekuatan dan kelemahan mitra negosiasi untuk memprediksi adanya kemungkinan peluang dan informasi mengenai corak budaya darimana mereka berasal

4. Penampilan untuk proses negosiasi

Penampilan seorang negosiator harus bisa meyakinkan mitra negosiasi dalam bisnis (bersih, rapih, ramah, tegas dan berwibawa)

Iklim Negosiasi Dalam Bisnis

1. Iklim negosiasi dalam bisnis yang lamban dan membosankan

2. Iklim negosiasi dalam bisnis keras penuh pertentangan

3. Iklim negosiasi dalam bisnis yang bersahabat

Proses negosiasi dalam bisnis

1. Jangan pernah katakan “ya” terhadap tawaran pertama

2. Melakukan “flinch” terhadap tawaran yang diajukan lawan

3. Hindari negosiasi yang konfrontatif

4. Mainkan reluctant seller dan hati-hati  terhadap reluctan buyer

Selama Proses Negosiasi Dalam Bisnis Tengah Berjalan

1. Menghadapi orang-orang yang tidak memiliki wewenang memutuskan

2. Penurunan nilai pelayanan

3. Jangan memberikan tawaran splitting the difference

4. Menangani deadlock

5. Mintalah selalu trade-off

Mengakhiri Proses Negosiasi Dalam Bisnis

1. Buat kesimpulan dari hasil negosiasi

2. Apabila negosiasi berhasil segera buat memorandum of understanding (mou)

3. Ucapkan terima kasih atas segala kesepakatan

Tahap-tahap Proses Negosiasi  Dalam Bisnis

1. Persiapan

2. Proposal

3. Debat

4. Tawar menawar

5. Penutup

Kecurangan dalam laporan keuangan (financial statement fraud)

Kecurangan dalam laporan keuangan (financial statement fraud); Salah satu tujuan perusahaan menerapkan sistem pengendalian adalah untuk mencegah kecurangan (fraud). Kecurangan pada dasarnnya dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok besar.

1. Kecurangan laproan keuangan
2. Kecurangan berupa pencurian aset perusahaan atau pemanfaatan aset perusahaan untuk kepentingan selain kepentingan perusahaan.

Kecurangan laporan keuangan biasanya dilakukan di level manager. tujuan utama dari kecurangan ini bukanlah untuk mengambil harta kekayaan organisasi secara langsung. Kecurangan ini lebih berupa niat untuk mempercantik (merekayasa) laporan keuangan agar kondisi perusahaan tampak lebih baik dari realita yang sebenarnya. Sebagai contoh, untuk membuat laba perusahaan lebih tinggi, manajer (tentu dengan berkolusi dengan bagian akuntansi) membuat piutang palsu. Satu piutang, tanpa konsumen. Jadi. piutang yang sebenarnya tidak akan pernah dilunasi oleh konsumen, namanya juga piutang palsu. Jurnal untuk membuat piutang palsu ini akan membuat laba perusahaan lebih tinggi dan aset perusahaan lebih tinggi. Jadi, perusahaan tampak lebih kaya dan lebih profit  dari realita yang sebenarnya.

Mengapa manajer melakukan kecurangan laporan keuangan?  Kesuksesan organisasi yang dia pimpim menentukan pridenya, bonus yang akan diterima dan lain sebagainya. Oleh karena itu, manajer tidak ingin publik tahu bahwa perusahaan yang dia kelola rugi. Lebih lagi, jika kinerja perusahaan akan menentukan bonus akhir tahun, manajer lebih tergoda untuk melakukan window dressing laproan keuangan agar dia memeproleh bonus (yang sebenarnya tidak akan dia dapat jika laporan keuangan tidak dimake up atau tampil sesuai realita).

Danmpak window dressing bisa sangat mengerikan. Kasus Enron merupakan salah satu bencana terbesar dalam sejarah akuntansi. Window dressing dalam laporan keuangan Enron mengantarkan Enron pada kehancuran dan menyebabkan satu KAP (level dunia) harus ditutup.